El Estado contemporáneo encuentra su razón de ser en la satisfacción de necesidades colectivas. Salud, educación, infraestructura, seguridad, asistencia social, cultura: detrás de cada una de estas grandes áreas (entre otras) se despliega una compleja red de decisiones, recursos y personas de quienes se espera la prestación regular o estable de bienes y servicios públicos.
En ese entramado, la gestión cumple un papel central, en tanto organiza y orienta la acción estatal hacia resultados concretos. Se expresa a través de decisiones administrativas que deben ser adoptadas conforme a derecho y orientadas al interés general.
Es allí donde el procedimiento administrativo adquiere relevancia. Las leyes que lo regulan en el orden nacional, provincial o municipal, configuran un modelo basado en principios como la juridicidad, la razonabilidad, la tutela administrativa efectiva, el impulso de oficio y la búsqueda de la verdad material. Se lo concibe como una herramienta objetiva para reducir la arbitrariedad y mejorar la calidad de las decisiones. En otras palabras, para materializar todos los días, la vida en república.
Sin embargo, entre ese diseño normativo y la práctica cotidiana media una distancia que no puede ser ignorada. El procedimiento administrativo es ejecutado por personas de carne y hueso, insertas en organizaciones, atravesadas por sus circunstancias. En ese espacio emergen factores subjetivos que inciden en las actuaciones: su ritmo, su pertinencia, su factura técnica. A veces, empujan en forma de incentivos positivos. En otros casos, limitan de diversas maneras.
Factores subjetivos que interfieren en el procedimiento administrativo
En la experiencia de tantos años, se pueden identificar patrones. Entre ellos sobresale el déficit de competencia técnica y epistémica (dicho con más claridad, la falta de conocimiento). El sistema presupone operadores formados y capaces de entender la complejidad de los casos, pero en la práctica, la falta de estudio, la comprensión superficial de los expedientes y la creciente dependencia de herramientas digitales para obtener respuestas inmediatas suelen derivar en improvisación. Cobra sentido aquella vieja advertencia según la cual la ignorancia es atrevida. El resultado es la mayor probabilidad de error por la temeridad al resolver.
Agregamos el individualismo decisional: las formas de egocentrismo y las lógicas de autopreservación. En el primer caso, sobrevaloración del propio criterio, autopercepción de una actuación fundacional. En el segundo, actitud defensiva orientada a evitar riesgos personales antes que a resolver adecuadamente el problema planteado. En cualquier supuesto, se erosiona la tarea administrativa como labor impersonal, fragmentando el procedimiento, sin visión de conjunto.
Otro factor relevante es el internismo organizacional, conjunto de tensiones, disputas y dinámicas internas que atraviesan a las estructuras. Celos profesionales, ambiciones de posicionamiento o simples dificultades para el trabajo en equipo pueden traducirse en observaciones innecesarias, demoras evitables o circuitos deliberadamente complejizados. En estos casos, el procedimiento deja de ser un instrumento al servicio de la decisión para convertirse en un espacio de disputa, con impacto directo en la capacidad de respuesta.
Particular importancia reviste la dificultad para captar la densidad del problema administrativo. Es frecuente que los casos sean abordados desde una perspectiva meramente formal -o por el contrario, sobreactuando ciertas situaciones-, sin lograr identificar y sopesar los asuntos públicos involucrados. Este error de análisis conduce a decisiones lábiles o directamente ineficaces.
A estos factores se agregan otros igualmente significativos. La falta de diálogo -no solo dentro de un área, sino entre distintas reparticiones- diluye la responsabilidad: muchos expedientes recorren oficinas durante largos períodos, sin integración de criterios. El formalismo excesivo desplaza el eje desde la resolución del problema hacia el cumplimiento rígido de cuestiones adjetivas -y así, usar un membrete es más relevante que llegar con la solución a tiempo-. La sobrecarga de trabajo -aunque estructural- como la presión para “sacarse de encima” algunos asuntos, también afecta la actuación administrativa.
Algo similar ocurre con el uso de precedentes. La apelación a prácticas anteriores dota de coherencia y previsibilidad a la actuación administrativa. Pero no debe aplicarse mecánicamente, soslayando las particularidades del caso o sin advertir cambios en el contexto normativo o fáctico. La verdadera técnica no reside en repetir, sino en percibir cuándo un antecedente es aplicable y cuándo requiere ser actualizado.
La incorporación de nuevas tecnologías -incluidas las herramientas de inteligencia artificial- abre oportunidades para mejorar procesos y productos administrativos. Pero su aprovechamiento exige un uso crítico y competente. Ello supone la capacidad de formular buenas preguntas, contextualizar la información obtenida, chequearla evitando “alucinaciones” del sistema e integrarla en un razonamiento propio.
No considerar estas variables, entre muchas otras, conlleva el uso ineficiente de recursos, al desprestigio de los operadores institucionales por incumplir con la función esencial de satisfacer el interés general y a la pérdida de legitimidad de las estructuras públicas.
Asumir esta realidad no implica desvalorizar el procedimiento, ni otorgar razón a quienes pretenden recortar el Estado a su máxima expresión. Mejorar su funcionamiento no depende exclusivamente de reformas normativas sino de fortalecer las capacidades, las prácticas y las culturas organizacionales que lo sostienen. Retomar el sentido común y recuperar, en cada expediente, la pregunta fundamental: cuál es el problema público que se busca resolver y cuál es la mejor decisión posible en ese contexto.
Sí, probablemente ésta sea una nota “burocrática”. Pero solo en la medida en que el procedimiento vuelva a ser entendido como un instrumento de servicio, será posible acercar el ideal normativo a la práctica real. La calidad del Estado no se juega únicamente en sus leyes, sino en la manera en que las personas, sean quienes integran la Administración o quienes se vinculan con ella, las interpreten, las apliquen y las transformen en actuaciones concretas.
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